IRIS : Interface de Recueil des Idées et Sondages

Le menu Démarrer :

on y retrouve des infos sur les jetons et la FAQ tout en bas qui contient toutes les questions et réponses sur l’extension IRIS.

Le menu IRIS

propose l’accès à toutes les parties de l’extension :

• le menu démarrer,
• les jetons,
• les publipostages (mailings),
• les envois,
• les imports de fichiers,
• les groupes,
• les statistiques,
• les réglages généraux.

Les réglages généraux

Personnalisation du message de blocage à afficher à l’utilisateur lorsque le sondage a déjà été rempli ou que le jetons est invalide (déjà utilisé).

Personnalisation des couleurs des diagrammes de statistiques.

Pensez toujours à enregistrer vos réglages.

Créer un groupe

Remplir les champs pour le groupe.

Le slug est le nom du groupe qui apparaît dans l’url sans accent/espaces/caractères spéciaux. Il n’est pas obligatoire (il est généré automatiquement si le champ n’est pas rempli).

Sélectionnez une catégorie parente si vous souhaitez créer des sous-catégories enfants d’une catégorie.

Enregistrer pour voir apparaître le nouveau groupe dans la liste à droite.

Éditer un groupe existant

Survoler un groupe présent dans la liste des groupes pour voir apparaître le menu des modifications.

• « Modifier » pour modifier tous les réglages du groupe en question.
• « Modification rapide » pour modifier que le titre et le slug du groupe.
• « Supprimer » pour le supprimer.

Importer le fichier

Au préalable préparez un fichier avec une colonne pour les adresses mails (colonne obligatoire), une colonne pour les dates de début et une colonne pour les dates de fin s’il y a lieu.

Il est conseillé de créer 1 fichier tableur différent par groupe de participant que vous avez créés pour le sondage (ex: Salarié-es, CA…).

Sélectionnez votre fichier à importer, puis cliquer sur Suivant.

Consulter ou créer un jeton

permet de rapidement voir les infos importantes comme l’état et la validité de vos jetons par participants.

Vous pouvez aussi filtrer la liste.

Cliquer sur « Nouveau » pour créer un nouveau jeton.

Créer/éditer un jeton manuellement

• Pour la création d’un jeton, vous pouvez saisir dans le premier champ une série de caractères et chiffres sans accent, sans espaces et sans caractères spéciaux de la longueur de votre choix.
• Saisir ou modifier le mail du participant.
• Bien vérifier le statut du jeton, il peut être modifié à :
• Saisir une date et heures de début et de fin de validité pour le sondage.
  • Nouveau
  • Utilisé
  • Échoué
• Sélectionner le groupe auquel le participant est rattaché.
• Sauvegardez vos modifications

Créer ou modifier un formulaire

Cliquez sur le bouton « Ajouter » pour en créer un nouveau.

Si vous en avez déjà un existant vous pouvez :

• l’importer via le menu GravityForm> Importer,
• Revenir dans la liste des formulaires et le dupliquer en survolant le titre > « Dupliquer », puis cliquer sur le titre du formulaire que vous souhaitez modifier.

Édition du formulaire et réglages

Éditez votre formulaire ici avec toutes vos questions et mise en page.

Pour modifier le titre du formulaire et les réglages généraux du formulaire, rendez-vous dans l’onglet en haut Réglages > Réglages du formulaire.

Pour revenir ensuite à l’édition du formulaire depuis les réglages du formulaires, vous pouvez re-cliquer sur l’onglet en haut « Modifier« .

Publication de la page

Plusieurs état de publication sont possible en fonction de si vous souhaitez publier ou garder en brouillon/en attente de relecture.

Pour se faire, « enregistrer en brouillon » plutôt que « publier ». Et si vous souhaitez modifier l’état de publication :

• Aller dans le panneau de droite, onglet Page
• Cliquer sur l’état
• Sélectionner le nouvel état
• Enregistrer (tout en haut à droite)

À noter : si la page n’est pas publiée vous ne pourrez pas la sélectionnée pour votre sondage dans les étapes suivantes.

Créer un publipostage

Vous avez ici la vue d’ensemble de tous vos publipostages.

Cliquer sur « Nouveau » pour créer et éditer le nouvel emailing.

Éditer mon publipostage

• Saisir un titre,
• Saisir le corps de mon texte et dans ce corps, je peux ajouter des variables pour appeler dynamiquement :
  • {lien} = le lien spécifique à mon participant
  • {email} = l’email de mon participant
  • {token} le jeton de mon participant

Lorsque le publipostage sera envoyé, chaque participant recevra bien un lien unique avec son propre jeton inclus dans l’url du lien. Il n’est pas nécessaire d’ajouter le token en principe sauf cas d’usage de votre part.

• Paramétrer la date d’envoi de votre publipostage : cela vous permet de programmer toutes vos communications et relances à la suite sans avoir à attendre la date du jour J (ex: emailing le 1er du mois, puis relance 7 jours plus tard, puis relance 14 jours plus tard, etc…).
• Sélectionner le groupe que le sondage concerne,
• Sélectionner la page qui contient le formulaire de sondage,
• Mettre à jour pour enregistrer.

Vous pouvez répéter l’opération pour créer votre relance en dupliquant le mailing initial et en modifiant le texte et le titre.

Bon à savoir : lors de la relance, IRIS envoie automatiquement le mail UNIQUEMENT aux participants qui ont un jeton avec l’état « NOUVEAU ».

Vous n’avez rien à faire de votre côté, IRIS sait déjà qui relancer 😉

Vous pouvez d’un coup d’oeil vérifier l’état de vos envois, l’ouverture, la date d’envois, le destinataire et le publipostage envoyé.

Vous pouvez éditer un envois manuellement.

Consulter / exporter en PNG votre rapport

La vue permet de voir les taux de participations et de différencier les différents status des jetons.

Les vues sont exportables en PNG pour vos rapports.